Как мы нашли 1,4 млн переплаченного НДС
Пример того, как одна ошибка может привести к большим потерям
Многие при выборе бухгалтера считают, что штатный сотрудник справится с работой гораздо лучше, чем компания на аутсорсинге. Наш опыт показывает, что это не всегда так, и даже человек, работающий в штате компании долгое время, может допустить глобальные ошибки.
Предисловие
К нам обратился клиент, который искал в свою фирму грамотного главного бухгалтера, способного организовать и поддержать своевременный учет в его немаленькой компании. Ранее у него всегда был штатный главный бухгалтер, и он рассматривал возможность аутсорсинга, привлекающего как ценами, так и квалификацией сторонних специалистов.
И когда очередной главный бухгалтер покинул бизнес, клиент стал активно знакомиться с предложениями аутсорса. Мы встретились и для оценки стоимости нашей работы подключились к его 1С для проведения экспресс-аудита.
В ходе аудита мы выявили следующие моменты
- Явных ошибок не было обнаружено.
- Отчеты, отправленные в налоговую, соответствовали налоговым книгам, формируемым в 1С.
- Обнаружены небольшие замечания по «красноте» на 57 счете, что встречается, когда бухгалтерия не проверяет кассовую дисциплину в онлайн-кассах и на местах кассиров.
После обсуждения зон ответственности, полномочий и стоимости услуг, мы согласовали дату начала совместной работы и заключили договор!
Пришло время углубленной проверки
Базовая процедура при вводе нового клиента – углубленная проверка 1 и 2 кварталов текущего года. Мы детально проверяли все – от первичных документов до оборотно-сальдовой ведомости. Хотя были выявлены незначительные ошибки, последствием которых мог стать штраф, его сумма не превысила бы 10 000 ₽. Но все же мы детально остановимся на одной критически важной ошибке.
Наш клиент – крупная производственно-торговая компания. Оперативный учет они ведут в «1С: Управление торговлей», а далее происходит обмен с бухгалтерской программой 1С, где информацию обрабатывает бухгалтерия численностью 8 человек (кассы, банки, продажи, покупки, отчеты о розничных продажах и т.п.). Однако при обменах необходим контроль за их верностью. В итоге мы обнаружили 1,4 миллиона «переплаченного» НДС.
Причины проблемы:
- НДС был начислен с несуществующих авансов от покупателей, которые числятся только в бухгалтерских регистрах.
- На самом деле происходила оплата и тут же отгрузка, но в программе была установлена галка «Аванс не зачитывать».
- В результате по многим покупателям (а их более 1200!) в программе отображался и долг, и аванс одновременно, что приводило к двойному начислению НДС (и на аванс, и на задолженность).
- Отчет по НДС был сформирован нажатием кнопки без проверки, и в налоговую ушла завышенная цифра по начисленному НДС.
Как же это вышло?
Получается, расчеты по покупателям и поставщикам в бухгалтерской программе не сверяли, несмотря на большой штат. Мы, опрашивая сотрудников клиента, не нашли тех, кто это должен делать. Ни у кого из сотрудников просто не было такой должностной инструкции. А главбух, собирая отчет, не проверил верность остатков и отправил отчет таким.
После проверки мы выявили для себя ряд задач
Самая важная на данный момент – в кратчайшие сроки навести порядок в «1С: Бухгалтерия», пересчитать налог и подготовить новые декларации с правильными данными. Важно также пересдать все неверные декларации и определить ответственных лиц и сроки проверки актуальности данных учета в будущем.